Le monde des affaires est caractérisé par une certaine célérité ; celle-là même qui fonde tout acte que posent les entrepreneurs, chefs d’entreprise, collaborateurs… Personne n’a envie de perdre son temps dans une longue file d’attente au guichet pour effectuer ses opérations bancaires. Voilà pourquoi la plupart des entreprises adoptent un moyen de paiement plus rapide et beaucoup plus fonctionnel : la carte de paiement professionnelle. De quoi s’agit-il ? Comment fonctionne-t-elle ? Pourquoi l’utiliser ?
La carte affaires : qu’est-ce que c’est ?
On la retrouve dans le groupe des cartes d’entreprise. La carte business désigne une carte de paiement professionnelle uniquement destinée à régler les achats liés aux voyages d’affaires, que ceux-ci se passent à l’étranger ou à l’intérieur du pays. Les entreprises la mettent à disposition de leurs salariés qui effectuent des déplacements récursifs dans le cadre de leurs missions afin de leur permettre de couvrir la totalité de leurs dépenses professionnelles.
La carte de paiement professionnelle est la solution qui convient à tous les professionnels, car elle leur confère une certaine autonomie financière lors des déplacements professionnels. Elle peut être reliée au compte bancaire du salarié qui supporte les frais professionnels pour être remboursé plus tard. Ou c’est du compte de l’entreprise qu’elle débite directement les dépenses professionnelles de l’employé.
Carte business : comment fonctionne-t-elle ?
En pratique, le fonctionnement de la carte business est presque pareil à celui de la plupart des cartes bancaires. Elle est configurée de manière à payer les frais de déplacement professionnel. Toutefois, la configuration de cette carte de paiement professionnelle n’autorise aucunement le retrait de fonds depuis un guichet automatique. L’autre différence avec les cartes classiques, c’est qu’elle offre une multitude de possibilités de paramétrage. Ainsi, avec une carte business, vous pouvez :
· Fixer un seuil de dépenses à ne pas dépasser ;
· Prévoir des jours pendant lesquels la carte peut se désactiver et les programmes de désactivation ;
· Déterminer et autoriser des groupes de dépenses ;
· Établir une liste de fournisseurs et de partenaires commerciaux autorisés.
Dans bien des cas, les entreprises qui adoptent la carte de paiement professionnelle préfèrent différer le remboursement des frais occasionnés plutôt que de laisser l’institution financière les débiter automatiquement du compte du salarié.
Cette manière de faire constitue une sûreté pour le salarié, puisque tant que le remboursement n’est pas fait, la banque ne déduit pas le coût des dépenses de son compte. Les entreprises disposent à cet effet de 1 mois avant la date prévue pour le retrait pour rembourser leurs collaborateurs. La solution est également admise lorsque l’entreprise dispose d’un système d’acquittement des notes de frais ou d’une solution de gestion efficace des dépenses professionnelles.
Lorsque la carte de paiement professionnelle est associée à un logiciel d’optimisation et de gestion de la trésorerie tel que Expensya, plus besoin de perdre votre temps à saisir manuellement les notes de frais et les factures. Toutes les opérations sont enregistrées sur la plateforme, ce qui vous permet d’avoir une vue d’ensemble sur les dépenses professionnelles de vos collaborateurs. Vous pouvez ainsi contrôler et suivre vos budgets en temps réel afin de maximiser la gestion de vos dépenses.
Pourquoi utiliser une carte de paiement professionnelle ?
Pourvoir vos collaborateurs d’une carte virtuelle ou physique a plus d’avantages qu’il n’y paraît.
Pour l’entreprise
La carte de paiement professionnelle constitue un élément de gestion simplifiée des dépenses, étant donné que les frais professionnels engendrés sont automatiquement centralisés sur une solution sécurisée et rapide de gestion des dépenses. Cela garantit une bonne visibilité à l’entreprise qui peut en un clic consulter l’historique des dépenses de ses collaborateurs.
Avec ce moyen de paiement, le manager a la possibilité de prévenir toute fraude, vu qu’il a accès à toutes les données liées aux frais professionnels. Cela évite au financier/comptable de valider des notes de frais irrégulières et de refacturer certains frais.
Pour les collaborateurs
Lorsque la carte de paiement professionnelle est reliée au compte de l’entreprise, les employés ne sont plus contraints d’avancer les frais de déplacement professionnels. Cela représente un véritable soulagement pour eux et leur productivité s’améliore grandement.
La carte de paiement offre également une réelle assurance aux salariés (assistance médicale, prise en charge en cas d’incidents pendant le voyage, rapatriement…). Lorsque la carte se perd ou a été volée, elle est bloquée et une nouvelle carte de paiement professionnelle est remise au collaborateur. Enfin, le salarié peut effectuer des transactions en ligne dans des devises étrangères sans la contrainte de se rendre dans une agence de change pour changer de monnaie.
